CONGRESOS FERIAS EVENTOS CORPORATIVOS
CUANDO LA SEGURIDAD ES IMPORTANTE
La seguridad hoy en día juega un papel importante para todos aquellos que están involucrados directa o indirectamente en la organización de congresos, ferias o eventos corporativos. La seguridad se ha vuelto una variable mas a tener en cuenta, tanto para los que planifican y asisten a este tipo de actividades como para el anfitrión que las recibe.
Podemos afirmar que este tipo de actividades son una nueva forma de hacer turismo, genera en algunos países ingresos muy importantes y ha tenido un crecimiento exponencial a nivel mundial.
Las empresas y los organizadores están eligiendo concurrir a sitios seguros para realizar sus congresos, ferias, eventos corporativos, tomándose en cuenta todos los aspectos que hacen a la seguridad, seguridad en los vuelos, aeropuertos y alojamientos, se toman en cuenta los fenómenos climáticos, los problemas de salud como epidemias y otros riesgos que la afecta, seguridad en los alimentos, si existen guerras o amenazas terroristas, si existe inseguridad debido a altos índices delictivos, el mas preocupante y sensible son los secuestros, si se registran asaltos a turistas y de que tipo.
En la actualidad la planificación de este tipo de actividades toma en cuenta todos los aspectos que hacen a la seguridad y a todos los posibles escenarios que se registran o se pueden observar de inseguridad, ya sea en un país o en el lugar donde se va a realizar dicho evento, como ya expresamos no basta con brinda buenos servicios, buenos alojamientos y buenos paisajes, hay que brindar seguridad.
Debemos observar el fenómeno de seguridad en sus dos formas básicas pero fundamentales, la seguridad pública y la seguridad privada, donde debe haber una armonía entre ambas y una planificación para que juntas puedan llegar al objetivo común, hacer de un país o un destino turístico lo mas seguro posible.
Un País con niveles de delincuencia bajos, donde no se registren amenazas terroristas, secuestros y asaltos a turistas, es una plaza atractiva para la realización de este tipo de actividades.
Aunque muchos operadores turísticos no han tomado conciencia de la importancia que se le da al tema de seguridad en el planeamiento de estos eventos realizaremos las siguientes consideraciones.
Aspectos Generales:
1. Debemos contar con aeropuertos seguros y con los transportes de acuerdo a las expectativas o estándares esperados por los asistentes a dichos eventos. Servicios, vehículos y tarifas.
2. Debemos contar con centros de asistencia médica con un adecuado equipamiento tecnológico, buena calidad y profesionalismo de los recursos humanos. Es importantes tener un servicio de emergencia medico móvil de rápida respuesta acorde ante situaciones criticas con personal altamente especializado preparados para cualquier tipo de emergencias.
3. Debemos contar con una policía profesional y capacitada que sea capaz de brindar seguridad a todos nuestros visitantes, garantizando su integridad física como la de sus bienes.
Aspectos particulares:
1. Comenzaremos por la zona geográfica donde se va a realizar este tipo de actividades, sitios apartados ubicados próximos a barrios conflictivos donde los niveles de inseguridad son altos, sitios de difícil acceso y escasa iluminación, llevan a tener una mala imagen y a dar una sensación de inseguridad. Será poco probable que los organizadores de eventos elijan estas zonas. Por eso la importancia del trabajo en conjunto de las autoridades publicas y privadas
2. Cuando se realiza la visita previa para optar por el lugar donde se van a realizar este tipo de actividades se observa el equipamiento de los salones, su capacidad, comodidades y decoración, sistema de aire acondicionado, equipamiento de audio y luces, entradas, salidas, baños, las habitaciones donde se van a alojar los visitantes, pero esta nueva realidad que nos toca vivir hoy en día, lleva a que se observen los aspectos de seguridad que años atrás eran dejados en un segundo plano o ignorados.
3. Los aspectos de seguridad pasaron a estar presentes en la planificación de este tipo de actividades, se evalúa a los hoteles bajo ciertos parámetros, que cuenten con un determinado nivel de seguridad tanto en equipamiento de protección y el combate de un incendio, sistema de alarmas de intrusión, control de accesos, circuito cerrado de televisión, cerraduras electrónica en las habitaciones, cofres de seguridad con cerradura digital, personal de seguridad profesional y capacitado en todos los aspectos que hacen a la seguridad, la atención al publico, atención ante situaciones de crisis, primeros auxilios, y que cuente con planes de autoprotección de emergencia y evacuación ante situaciones de crisis, conocidos por todo el personal de hotel y puestos en practica con los simulacros correspondientes.
4. En más de una oportunidad he podido constatar que personal de seguridad de la empresa que esta planificando y organizando este tipo de actividades deambula por las instalaciones del hotel, inspeccionado y chequeando las medidas de seguridad. En otros casos realizan preguntas relacionadas a la seguridad de la instalación a cualquier funcionario que se les acerque. Por eso hacemos hincapié de la importancia de tener una cultura de seguridad en la empresa anfitriona, todos los empleados deben de manejar los aspectos de seguridad con mucha discreción y confidencialidad. A quien no le pasó que comenzó a entablar una conversación con algún funcionario en un hotel y pudo obtener información clave y sensible de la instalación, estos aspectos son lo que los profesionales de seguridad también evalúan y es el manejo de la información por parte de los empleados.
Los equipos de seguridad de estas organizaciones, empresas, concurren a los hoteles y hacen un relevamiento y una evaluación de todos los riesgos posibles y de la medidas de prevención y protección existentes, comenzando por evaluar la seguridad en general del País y la ciudad, siguiendo por la seguridad de una zona y terminando por evaluar la seguridad del hotel en donde se va a realizar dicha actividad.
El anfitrión debe estar preparado para situaciones especiales que pudieran surgir, de ahí la importancia que se debe dar a la planificación, no solo estar preparado para manejar de forma rápida y efectiva cualquier situación que se presente, también debemos estar preparado para minimizar los impactos que estas situaciones pueden generar a las víctimas y a los asistentes..
Debemos tener y conocer de antemano una lista de contactos con la finalidad de saber a quien dirigirse en cada caso para solucionar cualquier problema pequeño o grave que surja en el transcurso del evento. La comunicación entre unos y otros es primordial y se debe establecer un solo punto de comunicación para que el evento se desarrolle en forma exitosa.
Otro aspecto importante a tener en cuenta por el anfitrión es contar con la mayor información sobre los asistentes a dicho evento, en los casos de empresas multinacionales muchas veces concurren los Presidentes de las Compañías, los cuales requieren en algunos casos seguridad adicional, un aspecto que a veces se pasa por alto es tener una ficha medica de todos los asistentes como forma de estar preparado para cualquier situación de emergencia o de quebranto de salud que se pueda generar, esta información puede estar en manos de los organizadores o la puede tener el anfitrión.
Un congreso, evento corporativo o feria bien planificada por ambas partes no solo garantiza el éxito del mismo, garantiza una excelente imagen para la empresa anfitriona y para el País en donde se realiza el mismo.
Edward Holfman
